怎么将Excel转为PDF文件？介绍六个适用性比较高的方法

发布时间：2025-04-02 11:22:10

在日常工作和学习中，我们经常会遇到需要将Excel转换为PDF格式的情况。PDF格式具有稳定性高、跨平台性好、易于分享和打印等优点，将Excel转为PDF可以更好地保护数据的格式和布局，方便在不同设备和环境中使用。那么，怎么将Excel转为PDF文件呢？请不要过于担心，下面就来介绍六个适用性比较高的方法，一起来看下吧。

一、借助免费功能

首先，许多版本的Excel都自带了将文件保存为PDF的功能。也就是在打开需要转换的Excel文件，然后点击“文件”菜单，在弹出的下拉菜单中选择“另存为”。然而，在“另存为”对话框中，选择文件保存的位置，并在“保存类型”下拉列表中选择“PDF”选项。接着，点击“保存”按钮，Excel将会将当前文件转换为PDF格式并保存到指定位置。总体来说，这种方法简单方便，无需额外安装软件，适用于大多数日常使用场景。

二、借助专业软件

其次，随着用户需求量的不断增多，市面上大都专业转换工具的功能有了明显增强。以“SmallPDFer”为例，它的操作简单，只需打开软件，同时点击“创建”菜单中的“从文件创建PDF”选项，选择要转换的Excel文件，软件便会自动分析并完成转换。转换过程中，用户还能对文件进行编辑和优化，最终生成高质量的PDF文件。不过，，这类软件体积庞大，安装和使用都需要较高的电脑配置。对于一般用户来说，如果只是偶尔进行转换，那么所需投入的成本和学习的难度可能会比较大。

步骤1、打开电脑中的“SmallPDFer”软件，在界面中选择“文件转PDF”菜单中找到“Excel转PDF”的功能选项。然后，点击“添加文件”按钮，把需要转换的excel文件添加到软件中，这里可以添加多个，没有具体数量的限制。

步骤2、然后，点击选中“转换为图片PDF”，设置输出目录用于存放导出的PDF文件，不设置的话默认是存放到页面中。最后，点击“开始执行”按钮软件将会对Excel文件进行转换。等待转换完成，我们可以在输出目录中找到被转换成功的PDF文件，原文件不会受到影响。

三、借助在线工具

现在，除了使用本地软件，还可以通过在线转换工具将Excel转为PDF文件。在互联网上有许多免费的在线转换网站，这些网站通常提供简单易用的界面，只需将 Excel 文件上传到网站上，选择转换为 PDF 格式，然后点击“转换”按钮，网站将会在后台将文件转换为 PDF 格式，并提供下载链接。使用在线转换工具的优点是方便快捷，无需安装软件，并且可以在任何有网络连接的设备上使用。由于是在线操作，可能会存在数据安全和隐私问题，需要选择可靠的网站进行转换。

四、借助虚拟技术

此外，虚拟打印机能够模拟真实打印过程，从而将Excel文档转换为PDF格式，比如：Adobe Acrobat Reader就是一个常用的虚拟打印机软件。首先，您需要打开Excel文档，然后点击“打印”选项。在出现的打印机选择页面，选择虚拟打印机。之后，对页面布局进行设置，并确定文件保存的路径。完成这些步骤后，点击“打印”，系统就会自动将Excel文档转换成PDF格式并保存即可。

五、借助办公套件

当然了，除了Excel自带功能，而其他办公软件，比如WPS Office，也能实现Excel到PDF的转换。只需打开Excel文件，选择“输出为PDF”功能，转换过程就轻松完成了。目前这个方法操作简单，并且兼容性强，确保转换后的PDF文件质量，让用户轻松完成转换任务。然而，使用办公软件转换文件时，要注意检查软件的版本和它是否兼容。如果软件版本太老，有些功能可能用不了，转换出来的效果也可能不理想。比如用Excel表格，新样式在旧版软件里可能显示不正常，因此最好定期更新办公软件。

六、转换注意事项

除了上面分享的五个方法以外，在进行转换之前，务必核实Excel的格式无误，以免因格式错误导致转换失败。要检查表格内容是否完备，图表是否显示正常。此外，还需根据转换的具体需求，选择合适的方法。若对转换质量有较高追求且操作频繁，使用专业的转换软件会是一个不错的选择。另外在转换完文件后，记得查看保存位置，以免文件找不到。检查转换是否正确后，再仔细检查PDF文件的内容和格式，保证它们符合标准。比如，要检查表格数据是否准确，文字排版是否正确等。

最后总结一下：将Excel转为PDF文件有多种方法可供选择，你可以根据自己的需求和实际情况选择合适的方法。无论是使用Excel自带的功能、SmallPDFer软件还是在线转换工具，都能够轻松地将Excel转换为PDF格式，为你的工作和学习带来便利。另外在转换过程中，注意保护数据的安全和隐私，选择可靠的转换方式和工具等。温馨提示：如果您在使用SmallPDFer这款软件的时候遇到问题，请及时与我们联系，祝您Excel转为PDF文件操作成功。