excel转换成pdf格式有什么方法？分享七个有效的执行方法

发布时间：2025-06-19 08:31:31

在日常工作和学习中，我们常常会遇到需要将Excel文件转换成PDF格式的情况。比如要把一份详细的财务报表分享给合作伙伴，PDF格式能保证文件内容的完整性和格式的一致性，避免因对方软件版本不同而出现格式错乱的问题。那么，excel转换成pdf格式有什么方法呢？请不要过于担心，下面就来分享七个有效的执行方法，一起来看下吧。

方法1、使用专业软件

首先，如果当前您需要批量将多个Excel文件转换成PDF格式，使用专业的转换软件会更加高效。例如“SmallPDFer”这款，它是一款功能强大的PDF转换软件。安装并打开“SmallPDFer”软件后，点击“其它文件转pdf”选项，在下拉菜单中选择“excel转pdf”的功能。然后，在弹出的文件选择对话框中，选中要转换的Excel文件（如果有多个文件，可以按住Ctrl键依次选择），然后点击“打开”按钮。

文件全部添加好之后，软件会自动将Excel文件转换成PDF格式，并显示转换进度。转换完成后，你可以对生成的PDF文件参数及效果进行查看等操作。除了excel转pdf的功能外，像word、ppt、图片与pdf的格式互转操作，通过它都可以轻松地搞定。

方法2、虚拟打印功能

其次，最常见且简单的方法是利用Excel自带的打印功能。以Excel 2016及以上版本为例，打开需要转换的Excel文件后，点击“文件”选项卡，在弹出的菜单中选择“打印”。在“打印机”的下拉菜单中，选择“Microsoft Print to PDF”。接着，你可以对打印的范围、页边距、纸张方向等参数进行调整，以确保转换后的PDF呈现出你想要的效果。调整完毕后，点击“打印”按钮，在弹出的保存对话框中选择保存位置并输入文件名，最后点击“保存”按钮即可。

方法3、在线转换平台

众所周知，还有一些在线转换工具可供选择，如SmallPDF、Zamzar等。使用在线转换工具非常方便，只需在浏览器中打开相应的网站，上传需要转换的Excel文件，选择转换格式为PDF，点击“转换”按钮，等待一段时间后，就可以下载转换好的PDF文件。但在线转换工具也存在一些局限性，比如对文件大小有一定限制，网络不稳定时可能会影响转换速度，且涉及到上传文件到第三方服务器，存在一定的信息安全风险。

方法4、采取直接另存

另外，Excel还自带文件格式转换的功能。在日常工作里，我们经常需要把Excel文档转换成其他格式。借助Excel软件的内置功能，这一转换过程变得非常简单。特别是将文件转换成PDF格式，这种操作尤为常见。我们只需使用软件中的“另存为”功能，就能轻松完成转换。这里您只需打开Excel文件，点击界面左上方的“文件”按钮，随后会弹出一个菜单。在菜单中，需仔细查找并选择“另存为”这一选项。选择“另存为”后，会展示出多种文件格式供选择，此时需找到PDF格式并对其进行相关设置，这样就能完成格式的转换操作了。

方法5、尝试WPS软件

此外，您的电脑上已安装了WPS表格程序，将Excel文档转换为PDF格式同样遵循一定的步骤。首先，您需要打开Excel文档，接着点击屏幕上的“另存为”按钮。而您在打开保存对话框后，需在“保存类型”区域里仔细搜寻，目的是找到并选定“PDF格式”。接着，认真设定文件名称和存储路径，保证文件名既清晰又符合要求，存储路径也要准确无误，便于将来查找。完成这些步骤后，轻轻点击“保存”按钮，这样操作就完成了。

方法6、选择插件应用

当然了，还有一种转换插件的方法值得一试。比如Kutools for Excel这样的插件，它能扩充Excel的功能。将此插件下载并安装到Excel中，接着加载插件，依照其内置的操作指引，就能将Excel文件转换成PDF格式。目前，插件转换通常具有高度的可定制性，这使得用户可以根据自己的实际需求，对插件的各种设置内容进行灵活的个性化调整。如果Excel本身不具备批量转换文件等功能，那么这样的插件就能起到关键作用。

方法7、转换注意事项

除了上面分享的六个方法以外，想要轻松地完成excel转pdf格式的操作，您还有一些点是需要注意的。例如：在转换过程中，无论如何变化，都别忘了保留原文件的备份。由于转换过程中可能遇到不少不确定因素，比如软件故障或系统问题，所以拥有原文件的备份，就可以有效防止文件丢失或损坏后无法恢复的情况发生。而您直接复制原有的PDF文档，将其放置于不同的目录或硬盘的独立区域。如果该文件极为关键，那么采取额外的措施，比如利用移动存储介质或网络云服务，进行长期且可靠的备份也是可行的。

综上所述，将Excel转换成PDF格式的方法有多种，你可以根据自己的实际需求和情况选择合适的方法。无论是简单的自带打印功能，还是功能强大的专业软件，亦或是方便快捷的在线转换工具等，都能帮助你轻松完成文件格式的转换。温馨提示：如果您在使用SmallPDFer这款软件的时候遇到问题，请及时与我们联系，祝您excel转换成pdf格式操作成功。